Tudni illik, mi illik – E-mailezés illemtana

Az e-mail küldés napi rutin tevékenység minden vállalkozásban, és az elektronikus levelek fogadása is természetesen. Az e-mail küldésnek vannak olyan szabályai, amelyek nagyon ésszerűek, betartásuk valóban hozzájárulhat üzleti sikerünkhöz, azáltal, hogy szimpátiát vált ki a fogadóban.

Vannak alapszabályok, amelyeket ma már nem is értünk, hogy annak idején miért hozták meg a szakma tudorai. Ilyen pl. a spam-kérdés, amit ma már rendkívül nagy arcátlanság küldeni, holott az óriásplakátok kihelyezői sem egyeztetnek a környékbeliekkel, hogy vajon akarják-e nap mint nap látni a reklámot, de a postaládánkban landoló reklámújságok, szórólapok terjesztői sem egyeztetnek velünk… teletömik a ládát, mi meg szelektálhatunk, nem is beszélve a telefonos megkeresésekről.

Az e-mail küldésnek vannak azonban olyan szabályai is, amelyek nagyon ésszerűek, betartásuk valóban hozzájárulhat üzleti sikerünkhöz, azáltal, hogy szimpátiát vált ki a fogadóban. Nézzük, melyek a legfontosabbak!

1. A fentiektől függetlenül, ne küldjünk kéretlen levelet, nem csak törvénybe ütköző, de ma már illetlenségnek is számít!
2. A címlistánk adatait szigorúan titkosan kezeljük, ne éljünk vissza ügyfeleink adatvédelemhez fűződő jogaival. Eszünkbe ne jusson olyan e-mailt küldeni, ahol mások címe is látható! (Tudom, hogy ez nonszensz, nekem mégis volt szerencsém ilyen levelet kapni… és nem 10 évvel ezelőtt.)
3. Az elektronikus levél formai követelményei nagyban hasonlítanak egy offline ajánlathoz. Itt is fontos, hogy legyen mindig megszólítás!
4. A tárgy egyetlen sora remek figyelemfelkeltés lehet, ezért érdemes agyalni azon, hogy milyen frappáns, mindenképpen pozitív kicsengésű félmondat foglalja össze e-mail üzenetünk lényegét.
5. A helyesírás és a helyes nyelvtan elengedhetetlen. Ha ezzel esetleg hadilábon állunk, feltétlen nézessük át a cégnél olyan munkatárssal a levelet, akinek ezen a területen nincsenek problémái, mert igencsak „bumeráng hatást” tud kiváltani egy helyesírásilag igénytelen levél. Manapság divat ékezetek, írásjelek nélkül, rövidítésekkel írni az e-maileket, ezt ajánlatküldéskor felejtsük el!
6. Manapság az e-mail hossza az egyik kardinális kérdés, hiszen – induljunk ki csak magunkból – ha egy tömött sorokban megírt, terjedelmes ajánlatot kapunk, nagy eséllyel neki sem futunk a „feladatnak”. A szakemberek szerint a monitoron nem olvasunk, csak átfutjuk a szöveget, így fontos, hogy a kiemelésekkel, tagolásokkal is azon legyünk, hogy az olvasó minél könnyebben, gyorsabban megbirkózzon a tartalommal, és megszólítva, érdekeltnek érezze magát. Egy sorban pl. 80-nál több karakter ne legyen, próbáljuk meg pontokba szedni, és a pontokon belül is kiemelni a lényeget.
7. Az e-mailnél fennáll az a veszély, hogy gyönyörűen megszerkesztjük, de a fogadónál egész más formában (esetleg szétesve, áttördelve stb.) érkezik meg. Ezért célszerű nagyon egyszerű formátumot választani, részben azért, hogy megfelelő legyen a fogadó monitorán/tabletjén is, illetve hogy egyáltalán eljusson a címzetthez.
8. Az üzenet tartalma legyen nagyon lényegretörő, világos, jól áttekinthető, hogy ne az időhiány jelentse egy egyébként kiváló ajánlat halálát. Tömören, pontosan, gyorsan – talán ez a három legfontosabb kulcsszó, amely az üzenetünk célbajuttatását kell, hogy jellemezze.
9. Egyre gyakoribb manapság, hogy az internetes ajánlatok mögött nem látunk személyt, az e-mail küldeményből a honlapra lehet kattintani, ahol személytelenül megrendelhetjük az adott terméket. Még sok esetben kapcsolat menü sincsen, illetve ha van is, elektronikus üzenetet lehet küldeni a honlap tulajdonosának. Nos, lehet, hogy néhány évtized múlva mindez már kevésbé fog bennünket zavarni (Nyugat-Európában már sajnos egyre gyakoribb), de a tapasztalat az, hogy jobban szeretjük, ha hús-vér embert tudhatunk az e-mail mögött, így célszerű a levelet aláírni, és telefonszámot is megadni, hogy ha bármi kérdés van, azt azonnal fel tudja tenni az érdeklődő.
10. Ha befut egy érdeklődés, válasz érkezik az ajánlatunkra, vétek napokig váratni egy potenciális vevőt, amilyen gyorsan csak tudunk, adjunk kimerítő választ a kérdéseire. Fontos, hogy ne egy általános válaszlevelet kapjon, hanem személyesen foglalkozzunk a megkeresésével, tegyünk meg mindent, hogy minél hamarabb vásárló váljon belőle.